アルバイトで学ぶ電話の受け答えのコツ

電話スキルで今後が決まる

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受け答えのコツを学ぼう

受け答えのコツを学ぼう

電話の受け答えにはコツがあります。電話で問題のない対応ができるようになるための最初の一歩は、「社会人として最低限必要な基本のマナー」と「NG対応」を知ることです。たとえば、プライベートの電話ではごく普通に使われている「もしもし」という言葉も、会社の電話を取るときにはNGです。電話は相手の顔や表情が見えない状態でコミュニケーションをとることになるため、声のトーンと話し方がとても大切です。通常のトーンで話しているつもりでも相手にはぶっきらぼうな印象を与えてしまうので注意してください。

社会人としてのマナーを覚えておこう

社会人としてのマナーを覚えておこう

社会に出た時のためのマナーを守りながら、電話対応のアルバイトをしましょう。まずは「2コール以内に電話に出る」という鉄則を守るようにしましょう。もしも2コール以内に電話に出られなかった場合は「お待たせいたしました」という文言を付け加えるようにします。また「もしもし」という第一声で電話に出るのは社会人のマナーとしてはNGです。会社で決められている「お電話ありがとうございます」というような第一声で電話に出るようにしましょう。

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恐怖症は克服できる

恐怖症は克服できる

「電話に出ることができない」「声が震える」「噛む回数が多くなる」こんな症状を「電話恐怖症」と呼びます。不安恐怖症の一種で、過去に電話対応で怖い経験をした人や失敗をした人などがかかってしまう心の病です。克服するためには、電話対応のハードルを下げるために事前準備をしっかりすることが大切です。電話対応で想定される場面を予想し、読み上げる原稿を用意しておきましょう。また緊張しにくい職場の環境を作っておくことも大切になります。

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よくある失敗パターンとは

よくある失敗パターンとは

電話対応のアルバイトをしているとよくある失敗をしてしまうことがあります。例えば相手の声が聞き取りにくい時に「はあ?」と聞き返してしまう人がいます。相手に悪い印象を与えてしまいますので注意しましょう。電話の取次ぎの不手際によるミスもあります。「少々お待ちください」と言ったのに1分以上待たせてしまう、取次ぎをしたはずなのに電話が切れている。折り返し電話をすると約束したのに、担当者に伝え忘れるなどのミスです。起こりやすい失敗パターンを把握して、自分が失敗しないように役立てましょう。

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切り方のルールとは

切り方のルールとは

電話対応のアルバイトをする時は「電話の切り方」にも気を配りましょう。ビジネスシーンでの基本は、目上の人より先に電話を切らないというマナーを守ることが大切です。相手が電話を切ったのを確認して電話を切りましょう。仮に先に電話を切る時は「ガチャ」という不快な音を立てないように気を付けましょう。フックを指で押して電話を切り、その後受話器を置くのがおすすめです。先に電話を切る時は「それではお先に失礼いたします」というような文言を付け加えてからにしましょう。

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クレームを回避する対応法とは

クレームを回避する対応法とは

電話対応をしていると、悪気がないのに相手を不愉快にさせてしまい、クレームが来てしまうことがあります。クレームが来ない電話対応の仕方として「声を普段よりも高くする」というコツがあります。声が高いと「歓迎」の感情が相手に伝わるからです。声が高い分落ち着いた口調で話をするのも大切です。そして自分の感情を声に入れることも大切です。目の前に電話先の相手がいると思って、笑顔などの表情を作りながら話をしましょう。謝罪の意を示したい時は、お辞儀をしながら話をするようにしましょう。

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当サイトのまとめ

  • クレームを回避する対応法とはクレームを回避する対応法とは

    電話対応をしていると思わぬ時に相手からクレームが来ることがあります。その理由として「自分の感情が声に乗っていない」ということがあります。話の内容に合った表情を作り動作を入れながら話をすることが大切です。

  • 切り方のルールとは切り方のルールとは

    電話を切る時のルールも見逃せません。電話の切り方ひとつでそれまでの素晴らしい電話対応が台無しになることがあるからです。まず相手より先に電話を切らないこと、切る時は音を立てないことを確実に守りましょう。

  • テレアポでセールス力を向上させようテレアポでセールス力を向上させよう

    電話対応が必要なアルバイトの代名詞に「テレアポ」ことテレフォンアポインターの仕事があります。電話対応のみで商品の営業活動をする仕事ですので、将来営業希望の人はセールス力を向上させる良い経験になるでしょう。

  • テクニカルサポートで問題を解決しようテクニカルサポートで問題を解決しよう

    PCなどが故障した時に電話をし、問題解決の手助けをしてくれる頼もしい存在、それが「テクニカルサポート」です。PCなどに詳しく、電話スキルを上げたい人にとっておすすめのアルバイト先になるでしょう。

  • 社内の評価に影響する社内の評価に影響する

    電話対応が上手にできるかどうかが社内評価に影響することがあります。新入社員は電話を積極的に取ることができないと「やる気がない」「プライドが高い」というレッテルを貼られるリスクがありますので注意が必要です。

  • 新入社員が対応する意味とは新入社員が対応する意味とは

    新入社員が電話対応をすることには意味があります。電話に出ることで会社について理解が早く進みます。また同僚や先輩にやる気を示すこともできます。どちらも新入社員が会社に馴染むためのメリットになります。